A számvitel tevékenysége során adatokat gyűjt, rögzít és rendszerez annak érdekében, hogy bemutassa egy vállalat (vagy nem nyereségorientált szervezet, esetleg egyéb gazdálkodást folytató szervezet) vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetét, valamint objektív információkat biztosítson azok alakulásáról.

Annak érdekében, hogy az adatok és információk egymással akár időben, akár országok között összehasonlíthatóak legyenek nemzetközi szövetségek, államok határozzák meg főbb és részletesebb szabályait továbbá ezek a szabályok biztosítják az átlátható gazdálkodást is. Szabályok például hazánkban a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az Európai Unióban Az Európai Parlament és a Tanács 1606/2002/EK rendelete (2002. július 19.) a nemzetközi számviteli standardok alkalmazásáról.

Ezek a jogszabályok tartalmazzák azokat a legfontosabb általános szabályokat, melyeket a vállaltoknak, nem nyereségorientált szervezet, esetleg egyéb gazdálkodást folytató szervezeteknek (a továbbiakban: gazdálkodóknak) ismerniük kell és ezeknek megfelelően kell eljárniuk. A hazai számviteli törvény hatálya alá a gazdálkodókra, valamint a gazdaság minden olyan résztvevőjére kiterjed, amelyről a nemzetgazdaság más szereplői tájékoztatást igényelnek. A törvény meghatározza azt a kört is, amelyre nem vonatkozik: ezek azok a gazdálkodók, akik nyilvántartásaikat az egyszerűsített vállalkozói adóról szóló, illetve a kisadózó vállalkozások tételes adójáról és a kisvállalati adóról szóló törvény előírásai szerint vezetik.

Nem sorolom fel a számviteli törvény mind a 178 paragrafusát, inkább azokra koncentrálók, melyek a megértést segítik. A számvitel logikájának megértését kiemelten segítik a számviteli alapelvek (15-16. §). Ezek az alapelvek útbaigazításként szolálnak a gazdálkodónak, hogy vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről objektív információkat tudjon biztosítani. A számvitellel foglalkozók szeretnek csoportosítani, így az alapelveket az alábbiak szerint csoportosíthatjuk (természetesen ez a felosztás nem követi a számviteli törvényben meghatározott sorrendet):

I. Általános alapelv:

1. A vállalkozás folytatásának elve. Ez nem csak a számvitel de a gazdálkodás legfontosabb alapelve is. Kiindulási alapja, hogy a gazdálkodó a belátható jövőben is fenn tudja tartani működését, folytatni tudja tevékenységét, nem várható a működés beszüntetése vagy bármilyen okból történő jelentős csökkenése. Ez azért fontos, mert egy működését folytató gazdálkodó esetében az eredmény a lényeges tényező, addig egy működését befejező gazdálkodónál a nettó vagyon értéke válik fontossá.

II. Tartalmi elvek

2. A teljesség elve. A gazdálkodó minden olyan adatot (gazdasági eseményt, bizonylatot) rögzített, amely vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről objektív információkat biztosít és jogszabályok szerint ki kell mutatni.

3. A valódiság elve. A rögzített adatoknak a valóságban is meg kell jelenniük bizonylattal alátámaszthatónak kell lenniük.

4. Az összemérés elve. Az időszak (év, negyedév, hónap) nyereségének, vagy veszteségének meghatározásakor az adott időszakban teljesített bevételeket és költségeket (ráfordításokat) kell figyelembe venni. Ezen alapelv szerint kizárólag a tevékenység teljesítésének időpontja a lényeges az, hogy az mikor lett kifizetve ebből a szempontból nem releváns.

5. Az óvatosság elve. Ezt két oldalról közelíti meg a törvény: eredményt nem lehet kimutatni akkor, ha az árbevétel pénzügyi realizálása bizonytalan (pl.: az adós tájékoztat arról, hogy adósságát nem képes kiegyenlíteni), az eredménytől függetlenül minden költséget és ráfordítást el kell számolni, továbbá bizonyos jövőbeli kötelezettségekre, kockázatokra (melyek természetesen pénzügyileg megjelennek) (cél)tartalékot kell képeznünk.

III. Tartalomra ható kiegészítő elvek

6. A bruttó elszámolás elve. A bevételek és költségek, valamint a követelések és kötelezettségek – a számviteli törvényben meghatározott kivételeken kívül – nem számolhatóak el egymással szemben, nem kompenzálhatóak. Ha egy internetszolgáltató bérel tőlem egy területet, és ennek fejében nekem „ingyen” adja az internetet a bérleti díjat (bevételt) és az internet díját (költséget) is ki kell mutatnom a könyveimben.

7. Az egyedi értékelés elve. Az eszközöket és kötelezettségeket a beszámoló készítése során egyedileg kell rögzíteni és értékelni – természetesen itt is vannak kivételek. Például, ha két autóm van és összértékük 10 M Ft (ez kerül bele a beszámolóba) tudnom kell, hogy melyik mennyit ér. Ugyanígy, ha van 5 m Ft tartozásom (kötelezettség), akkor tudnom kell, hogy kinek, mennyivel tartozom, bár erre azért fel szokták hívni az ember figyelmét.

8. Az időbeli elhatárolás elve. Azok a gazdasági események, melyek több üzleti évet érintenek olyan arányban kell elszámolni, ahogy az az időszakok között megoszlik. Egy egyszerű példával megvilágítva: egy évre szóló biztosítást kötök augusztus 1-jén melynek díját (24 M Ft-ot) természetesen azonnal beszedi a biztosító. A díjért 12 hónapra szóló szolgáltatást vettem: ha ebben az időszakban bekövetkezik valamilyen biztosítási esemény a biztosító megtéríti a káromat. Az üzleti év (a példában) megegyezik a naptári évvel így a biztosítási szolgáltatás egy részét ebben az évben, míg a fennmaradó részét a következő évben veszem igénybe. Ennek megfelelően felosztom a biztosítási időszakot (12 hónap): augusztus 1 – december 31 (5 hónap) és január 1 – július 31. (7 hónap) időszakokra. Mivel a számvitel a teljesítést veszi figyelembe, ezért a biztosítási díj 5/12 része (10 M Ft) ezt az évet, míg 7/12 része (14 M Ft) a jövő év eredményét csökkenti. Tehát azt a költséget, amelyik nem a jelenlegi időszakot (üzleti évet) érinti, elhatárolom.

9. A tartalom elsődlegessége a formával szemben elve. A gazdasági eseményeket azok tényleges tartalmának megfelelően kell bemutatni. Ez a számvitel igazi szépsége és nehézsége egyben. Az alapelv szerint a gazdasági eseményeket azok valója és nem azok neve szerint kell megítélni.

10. A lényegesség elve. Minden olyan adat lényeges, amely hozzájárul – az észszerűség határain belül – az objektív információk biztosításához.

11. A költség-haszon összevetésének elve. A gazdálkodó által nyilvánosságra hozott információk hasznossága álljon arányban az információk előállításának költségével. Ellenpélda: az alátéteket teljesen felesleges darabra megszámolni (3 212 478 db), majd ellenőrizni, hiszen ez nem biztosít releváns információt és megszámlálásuk akár több napot is, vagy speciális gépeket is igénybe vehet. Az alátétek számának becslése (kb.: 3 212 500 db) teljes mértékben kielégítő eljárás ebben a helyzetben.

IV. Formai elvek

12. A világosság elve. Áttekinthetően, a jogszabályoknak megfelelően kell az adatokat rögzíteni és beszámolni a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetről.

13. A következetesség elve. A beszámolás tartalmának és formájának, valamint az azt alátámasztó könyvviteli tevékenységek tekintetében az állandóságot és az összehasonlíthatóságot biztosítani kell. Az egyes beszámolók tartalma formája megegyezik egymással, ha valamilyen változás következik be, akkor általában az adott időszakra a korábbi és az új változatot is el kell készíteni.

14.A folytonosság elve. Az üzleti év nyitó adatainak meg kell egyezniük az előző üzleti év megfelelő záró adataival, azaz január 01-jén 0:00-kor (ekkor nyitunk), meg kell egyezni a december 31-jén 24:00-kor (ekkor zárunk) rögzített adatokkal.